PROTOCOLE D’ACCORD en vue d’une approche coordonnée, au niveau national, pour l’archivage ouvert de la production scientifique

Publié le 25 avril 2008

En 2006, les institutions suivantes, CEMAGREF, CIRAD, CNRS, CPU, INRA, INRIA, INSERM, Institut PASTEUR, IRD, Conférence des Grandes Ecoles, ont signé un protocole d’accord pour l’archivage   des données produites par leurs scientifiques.

Considérant que,

  • Depuis quelques années se constituent, dans le monde, des réseaux et réservoirs thématiques ou institutionnels de la production scientifique « académique » sur le mode des archives ouvertes ;
  • ArXiV dans le domaine de la physique et PUBMED Central dans le domaine des sciences de la vie sont deux exemples thématiques emblématiques, de même sont à retenir et analyser certaines archives universitaires européennes (Lund, Southampton, Bielefeld etc. ) qui sont de bons exemples institutionnels internationaux ;
  • Au niveau institutionnel le mouvement en faveur de l’Open Access se généralise à l’ensemble des continents et les institutions de recherche cherchent à la fois à pérenniser leur production et à la diffuser avec le maximum de visibilité   au sein des communautés internationales ;
  • Le CNRS, l’INRA, l’INRIA, l’INSERM, l’IRD se sont engagés dans cette voie par une initiative marquante avec la signature de la Déclaration de Berlin du 22 octobre 2003 en faveur de l’Open access, et ont encouragé leurs chercheurs à déposer leur production scientifique dans des archives ;
  • Les universités françaises soutiennent le mouvement en faveur de l’Open Access et certaines ont réalisé des archives locales ou ont des projets en cours ;
  • L’accès à l’information scientifique constitue un élément majeur du Développement des pays en développement et pays émergents ;
  • L’Académie des Sciences a rendu un avis le 5 juillet 2005 sur la communication scientifique directe ;
  • Le Centre de communication scientifique directe (CCSD) du CNRS offre depuis 2001 un outil de stockage et de diffusion des résultats des travaux scientifiques, au travers du serveur HAL, permettant d’alimenter une base commune de dépôt, soit par dépôt direct, par l’intermédiaire ou non d’une interface spécialisée telle que Hal-INRIA, soit, le cas échéant, par dépôt indirect à partir d’un système d’information propre à l’établissement interfacé harmonieusement avec l’outil HAL, dont les récents développements, en partenariat avec l’INRIA, permettent d’envisager à terme, un usage en logiciel libre ;
  • L’organisation du dispositif français de recherche publique associe les principaux opérateurs au travers d’unités mixtes ou de projets communs ;
  • Les signataires du présent protocole, CEMAGREF, CIRAD, CNRS, CPU, INRA, INRIA, INSERM, Institut PASTEUR, IRD, Conférence des Grandes Ecoles, ci après désignés comme les Partenaires, souhaitent se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation, de promotion et de suivi de la production scientifique de leurs chercheurs et enseignants chercheurs, au sein des unités de recherche, des laboratoires et, le cas échéant, des équipes qui leur sont rattachées, et que pour maximiser les chances de succès d’une telle démarche les Partenaires ont décidé de s’associer pour se doter d’une plate-forme commune de dépôt de la production scientifique inter opérable avec les autres dépôts d’archives ouvertes satisfaisant aux critères de la communication scientifique directe (open access) qui permette à la fois aux chercheurs de communiquer directement leurs travaux à l’ensemble de la communauté internationale vers des archives ouvertes, aux institutions de recherche (Universités, EPST et Grandes Ecoles) de rassembler, d’afficher, de valoriser, de promouvoir et de pérenniser leur production scientifique et, de façon générale, à la Recherche française d’améliorer sa visibilité au sein de la communauté scientifique internationale ;
  • Les Partenaires souhaitent être rejoints dans cette démarche, par d’autres établissements ou acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur ;

Les Partenaires décident de signer le Protocole d’accord suivant :

Article 1 : Objet

Le Protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’une démarche coordonnée de l’archivage   ouvert, notamment par le développement en commun et le co-pilotage d’une plate-forme partagée pour le dépôt des pré- et post-publications.

Cette plate-forme sera accessible soit par dépôt direct, par l’intermédiaire ou non d’une interface spécialisée, soit, le cas échéant par dépôt indirect à partir d’un système propre à l’établissement, permettant le transfert des données sur la plate-forme commune en respectant le modèle des données de celle-ci. La plate-forme commune devra être la plus ouverte possible aux autres établissements de recherche et d’enseignements supérieur.

Le partenariat se concrétisera au travers d’actions décidées et suivies par un Comité Stratégique, défini à l’article 2 du présent Protocole d’accord, et mises en œuvre par un Comité Scientifique et Technique défini à l’article 3 du présent Protocole d’accord.

Pendant la durée de l’accord, l’étude des procédures de travail en commun et d’échange entre une plate-forme commune et un système local s’appuiera sur des sites pilotes, dont le retour d’expérience permettra de valider les conditions de dépôt et d’échanges des données.

Ces actions, devront permettre, au terme du présent Protocole d’accord, de définir le cadre le plus approprié pour la pérennisation de la plate-forme commune aux Partenaires signataires et aux éventuels nouveaux partenaires.

Article 2 : Comité Stratégique

2-1 Missions

Un Comité Stratégique est chargé d’assurer la définition et le suivi des axes stratégiques, de définir un plan de travail pour les actions à entreprendre, et de définir, au terme du présent Protocole d’accord, le cadre le plus approprié pour la pérennisation de la plate-forme commune. Il désigne les membres du Comité Scientifique et Technique défini à l’article 3.

2-2 Composition

Le Comité Stratégique est composé de représentants du Ministère chargé de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, et des représentants des Partenaires suivants :

Pour le Ministère chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche :

  • Le Directeur de l’Enseignement supérieur ou son représentant
  • La Directrice de la Recherche ou son représentant
  • Le Directeur de la Technologie ou son représentant

Pour la CPU :

  • Le Premier Vice-Président de la CPU ou son représentant
  • Le président en charge de l’IST au sein de la CPU
  • Le président du consortium Couperin ou son représentant
  • Le président de l’AMUE ou son représentant

Pour le CNRS :

  • Le Directeur Général ou son représentant
  • Le président du Comité de Pilotage des Archives Ouvertes (CPAO) du CNRS

Pour l’INRA :

  • La Présidente Directrice Générale représentée par le Directeur de l’Innovation et des Systèmes d’Information

Pour L’INRIA :

  • Le Président Directeur Général représenté par le Directeur de l’Information Scientifique et de la Communication

Pour L’INSERM :

  • Le Directeur Général représenté par la Directrice de l’Information et de la Communication

Pour l’IRD :

  • Le Directeur Général représenté par la Directrice de la Délégation à l’Information et à la Communication

Le Comité Stratégique se réunit au moins une fois par trimestre et les Partenaires, membres du Comité Stratégique, assurent à tour de rôle une Présidence tournante.

Le coordinateur du Comité Scientifique et Technique (cf. infra) assiste aux réunions du Comité Stratégique sans voix délibérative. Il en assure le secrétariat.

Article 3 : Comité Scientifique et Technique

Le Comité Scientifique et Technique, composé de représentants scientifiques et techniques des acteurs impliqués dans les actions à mener, est chargé de la mise en place et de la réalisation des actions selon un plan de travail défini par le Comité Stratégique. Certaines actions qui pourront être entreprises figurent en annexe, à titre indicatif et non exhaustif.

Le Comité Scientifique et Technique choisit en son sein un coordinateur chargé en particulier de le représenter auprès du Comité Stratégique, auquel il présente tous les trois mois le bilan des actions menées.

Il peut créer des groupes de travail et désigner des experts pour l’assister dans sa mission.

Article 4 : Les modalités d’actions

Les actions définies à l’article 1 (objet) pourront faire l’objet d’accords spécifiques entre les Partenaires (ci-après désignés Accords Spécifiques) qui devront notamment préciser, s’il y a lieu, le montant de l’engagement financier, le personnel affecté ainsi que l’utilisation des infrastructures et du matériel pour chacun des Partenaires.

Les Partenaires conviennent que les moyens fournis par chacun d’eux pourront varier en fonction de leurs aléas administratifs et/ou budgétaires propres. Ils s’engagent cependant à accomplir leurs meilleurs efforts pour maintenir et éventuellement accroître ces moyens.

Les Protocoles d’Accords Spécifiques pourront exceptionnellement prendre la forme d’un échange de lettres entre les représentants des Partenaires, à la condition que ces lettres fassent explicitement référence au présent Protocole d’accord.

Les actions pourront faire l’objet d’Accords Spécifiques pour permettre l’entrée de nouveaux partenaires sous réserve de l’accord du Comité stratégique.

Les actions seront sans préjudice sur les Protocoles d’accords bilatéraux entre les Partenaires signataires du présent Protocole d’accord.

Les Partenaires s’engagent à élaborer une stratégie et une communication communes, de façon à mobiliser les chercheurs.

Les Partenaires oeuvrent, chacun dans leurs domaines thématiques, pour fédérer autour de ce projet, le maximum d’acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur.

Article 5 : Durée

Le présent Protocole d’accord est conclu pour une durée de deux ans. Toute modification ou reconduction de ce Protocole d’accord fait l’objet d’un avenant signé de tous les Partenaires.

Fait à Paris, le 6 juillet 2006

Pour le CEMAGREF, le Directeur Général

Pour le CIRAD, le Directeur Général

Pour le CNRS, le Directeur Général

Pour la CPU, le Premier Vice-Président

Pour l’INRA, la Présidente Directrice Générale

Pour l’INRIA, le Président Directeur Général

Pour l’INSERM, le Directeur Général

Pour l’Institut PASTEUR, la Directrice Générale

Pour l’IRD, le Directeur Général

Pour la Conférence des Grandes Ecoles, le Président


ANNEXE AU PROTOCOLE D’ACCORD

A titre indicatif et non exhaustif les actions suivantes pourront être entreprises :

  • sensibilisation des communautés scientifiques
  • nommage des établissements et de leurs composantes
  • nomenclature des disciplines
  • définition du cœur de méta données
  • articulations systèmes locaux (y compris archives locales) / plate-forme partagée, échanges de données
  • archivage pérenne avec définition d’une collaboration avec le Cines et l’Abes à ce sujet
  • définition des procédures de travail et des complémentarités de compétence, en particulier au sein des établissements
  • définition des besoins en terme d’assistance aux déposants, en particulier expertise juridique

Le texte en version anglaise